BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

 

 

I- AMAÇ

 

         Gürün Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 27. ve 31. maddeleri uyarınca;

 

         1-Kaymakam adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek,

2-Verilen yetkileri belli ilkelere bağlamak,

3-Hizmet ve iş akışını arttırmak ve hızlandırmak.

4-Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği artırmak,

5-Üst düzey yöneticilere zaman kazandırmak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmalarını İlçe Yönetiminin daha iyi örgütlenmesine, planlanmasına, koordine edilmesine ve denetlenmesine yöneltmek, ana sorunlarda daha iyi değerlendirme yapabilmelerine imkân sağlamak,

6-Kendilerine yetki devredilenlerin; sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarına özendirmek,

7-Halk ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak, yönetime karşı güven ve saygınlık imajlarını güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.

 

II- KAPSAM

 

         Bu Yönerge 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca Gürün Kaymakamlığı ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekle yükümlü olan daire, kurum, kuruluşların yapacakları yazışmalar ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakam adına imza yetkisi kullanılmasına ilişkin ilke ve usulleri kapsar.

 

III- HUKUKİ DAYANAK

 

1. 5542 Sayılı İl İdaresi Kanunu,
2. 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esaslarını Belirleyen Kanun,
3. 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanun,
4. 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun,
5. 08.06.2011 tarih ve 27958 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “ Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş Görev ve Çalışma Yönetmeliği ”
6. 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
7. İçişleri Bakanlığının 19/03/2012 tarih ve B.050.APK.0780002-15-1-10/2056 sayılı “ İçişleri Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ” ne ait uygulama emri,
8. Sivas Valiliği “ İmza Yetkileri Yönergesi ”

               

 

 

 

 

 

 

 

 

IV- TANIMLAR

 

Bu Yönergede yer alan deyimlerden;

Yönerge                           : Gürün Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi

Kaymakamlık              : Gürün Kaymakamlığını,

Kaymakam                  : Gürün Kaymakamını

İlçe Yazı İşleri Müdürü : Gürün Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürü

Birim Amiri                : Yazışmalarını 5442 Sayılı Kanuna göre Kaymakamlık aracılığıyla yapan Bakanlıkların, Müstakil Genel Müdürlüklerin veya bu seviyedeki Başkanlıkların Gürün İlçesindeki teşkilatlarının başında bulunan ve birinci derecede yetkili amirlerini (İlçe Müdürü, Başkan, Müftü, İlçe İdare Şube Başkanı, Başmühendis,Şef vb.)

İlçe Yazı İşleri Müdürü : Gürün Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü ifade eder.

 

Dilekçe                  : Yetkili bir makama sunulan veya elektronik ortamda usulüne uygun olarak gönderilen, kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikâyetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı müracaatı,

Elektronik Belge     : Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

Elektronik Ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

Evrak                    : İl ve İlçelerden gönderilen hizmetler, yapılan iş, işlemler ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşlarının kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,

Güvenli Elektronik İmza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre; münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğini ve imzalamış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

Resmi Belge           : Kamu Kurum ve Kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri ve sakladıkları belgeleri,

Resmi Bilgi             : Kamu Kurum ve Kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belgeleri,

 

İMZA YETKİLİLER

1-Kaymakam

2-İlçe Yazı İşleri Müdürü

3-Birim Amirleri

 

V- İLKE ve SORUMLULUKLAR

 

1. İmza Yetkilerin sorumlulukla, dengeli, etkili, eksiksiz ve doğru kullanılması esastır.

 

2- Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmesi gerekli olduğu kadar aydınlatılır. Yetkisinin elverdiği ölçüde “bilme hakkını” kullanır. Gizli konular sadece bilmesi gereken ilgililere, bilmesi gerektiği kadar açıklanır. Her makam sahibi imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

 

3-Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı olmadan imzaya sunulmaz.

 

4-Yazılar, ekleri ve varsa evveliyatına ait dosya ile beraber imzaya sunulur.

 

5-Kendisine yetki devredilen kişi bu yetkiyi bir başkasına devredemez. Herhangi bir imza yetkisinin yeniden düzenlenmesi, bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür.

 

6-İmza yetkisine sahip yetkililer, yetki alanlarına giren çok önemli konu ve işler ile prensip kararı niteliği taşıyan, kamu hizmet politikasını ilgilendiren hususlarda imzadan önce veya işlem safhasında üst amire varsa alternatif önerilerle birlikte görüş sunmak ve amirin görüş ve direktiflerine göre hareket etmek durumundadırlar.

 

7-İmza yetkisinin kullanılmasında, hitap edilen makamların seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir.

 

8-Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve birimlerince yapılan bütün işlemlerden Kaymakama karşı sorumludur.

                                                                                                                                                        

9-Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu durumlarda; vekili konumundaki görevli imza yetkisini kullanacak yapılan iş ve işlemleri bilahare asıl yetki sahibine iletecektir.

 

10-İmza yetkisi devrinin kanunen mümkün olmadığı yazı ve onaylarda yetki devri yapılamaz.

 

11-Birimlere intikal eden resmi yazı ve belgelerin muhafazasının temininden (ilgili görevlilerle ortaklaşa) ve tabi olduğu işlemlerin ikmaline ilişkin tedbirlerin alınmasından ilgililere süratle ulaştırılmasından ve tekide mahal verilmeyecek şekilde cevaplandırılmasından idare şube başkanları sorumludur.

 

12-Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan veren birimlerde İlçe İdare Şube Başkanları ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa kusurludur. 

 

13-Birden fazla birimi ilgilendiren ya da görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordinasyon birimi olarak ilgili birim amirinin de parafı bulunur.

 

VI-VATANDAŞLARIN DİLEK VE ŞİKÂYETLERİ İLE İLGİLİ BAŞVURULARINDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR

 

1. Kamu hizmetlerinin başvuru yapılan ilk kademeden sunulması ve sonuçlandırılması, başvuru mercii ile karar/onay mercii arasında birden fazla kademe oluşturulmaması esastır.

 

2. İdare başvuruların doğrudan kamu hizmetini sunan birime yapılmasını ve ilk kademede sonuçlandırılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır.

 

3. Yönetim gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar, şikâyet ve icrai nitelikteki dilekçelerin Kaymakamlığımıza verilmesi esastır.

 

4. Doğrudan ilgili kuruma ya da birime başvuru yapılması halinde; Birim amirleri konunun kendi görev alanları içinde olması koşuluyla başvuruyu kabul ederek konuyu incelemeye ve işlem sonucunu veya talep edilen hususu dilekçe sahibine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

 

5. Dilekçe sahiplerine, dilekçenin havale edildiği birim tarafından 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Dair Kanun hükmünce cevap verilir. Aksi belirtilmedikçe cevabi yazılar Kaymakamlığımıza hitaben yazılmaz.

 

6. İlçe Özel İdare Müdürlüğünce; sıhhi müesseselerin ruhsatlandırılması, numarataj, elektrik aboneliği, inşaat ruhsatları ile ilgili dilekçeler (Kaymakamlığımıza hitaben yazılmış olsa bile) doğrudan kabul edilerek, İlgili birim amirleri tarafından havalesi yapılarak işlem yapılır.

 

7. İlçe Nüfus Müdürlüğünce; önceki soyadını kullanma, din hanesinde değişiklik, çok vatandaşlık talebi, ölüm araştırmaları, kayıt düzeltme talepleri, kimlik kartı başvuruları, adres kaydı, pasaport ve ehliyet iş ve işlemleriyle ilgili dilekçeler (Kaymakamlığımıza hitaben yazılmış olsa bile) doğrudan kabul edilerek, İlgili birim amirleri tarafından havalesi yapılarak işlem yapılır.

 

8. İlçe Jandarma Komutanlığı ve Emniyet Müdürlüğünce; 2911 Sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu kapsamı dışında kalan faaliyetlerle ilgili dilekçeler ile tüfek ruhsatı, mermi alımı, patlatma tedbiri, düğün, nişan, eğlence, çay partisi ile ilgili dilekçeler (Kaymakamlığımıza hitaben yazılmış olsa bile) doğrudan kabul edilerek İlgili birim amirleri tarafından havalesi yapılarak işlem yapılır.

 

9. Yukarıda belirtilen dilekçeler hariçinde kalan, kurumların sürekli hizmetlerine ilişkin diğer dilekçeler de doğrudan doğruya ilgili kuruluşa verilir ve kurumca kabul edilerek işlem yapılır.

 

VII-YAZIŞMA ve UYGULAMA ESASLARI

 

1. İlçe dâhilindeki idari birimlerin kendi aralarındaki (emir ve direktif niteliği içermeyen) yazışmaları doğrudan doğruya yapmaları esastır.  İmza yetkisinin kullanılmasında hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir. Konunun kapsam ve önemine göre Kaymakamın görmesi gereken Kaymakamlığa hitaben yazılabilir. İlçe Kaymakamının görmesine gerek olmayan yazılar ile bu yönergeye uygun olmayan yazılar, Gürün Kaymakamlığına hitaben yazılmış olsa bile İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce teslim alınmaz, ilgili birime yönlendirilir.

 

2. İlçemiz dışında bulunan kurum ve kuruluşlardan gelen yazıların cevapları, yazının havale edildiği birim tarafından yazıyı tanzim eden (başlık bölümünde adı bulunan) kurum ve kuruluşa hitaben yazılır. Kaymakamlığımıza hitaben yazılmaz.

 

3. İlçe Belediyesi 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 78 inci maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşları ile doğrudan yazışabilir. Ancak bu yazışmalardan Kaymakamlık Makamınca bilinmesi gerekenler ilgili -ilçe dâhilîlinde- birim amirince Kaymakamlık Makamına arz edilir ve Makamın direktiflerine göre gereği yapılır.

 

4. Mülkiyetin kamuya geçirilmesi kararları hakkındaki yazılar, doğrudan İlçe Malmüdürlüğüne veya ilgili kuruma hitaben doğrudan yazılır ve teslim edilir. Kaymakamlığa herhangi bir eşya, tüfek vb. emanet teslimi yapılmaz.

 

5. Mevzuatta Mülki Amir veya Kaymakam tarafından imzalanacağı belirtilen yazı, onay ve kararların süreçlerinin izlenmesine dair bütün iş ve işlemlerin sekretaryası konu, fiil veya haller mevzuatla kendilerine görev olarak verilen ilgili kamu, kurum ve kuruluşu tarafından yapılır.

 

6. Yazışmalarda 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.

 

7. Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu hallerde vekili paraf veya imza yetkisini kullanır. Yetkilinin dönüşünde önemli konularda bilgi verilir. 

 

8. Kaymakamın onayına ve imzasına sunulacak yazılarda birim amirinin paraf ve imzası bulunacaktır.

 

9. Bilgi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, birim amirince Kaymakama bizzat sunulacaktır. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakamlık Özel Kalemine teslim edilir.

 

10. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınacaktır.

 

11. Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar, görevlendirilen memur tarafından, takip edilecek, ilgisi olmayan kişiler tarafından takip yapılmayacaktır.

 

12. Kaymakamlığa yapılan yazılı ve sözlü başvurular Yazı İşleri Müdürünce kabul edilecektir. Dilekçeler ilgili kuruluşa havale edilecektir. Gerek posta aracılığı ile gerekse bizzat dilekçe sahibi tarafından Kaymakamlığa intikal eden dilekçeler mutlaka kayıt altına alınacaktır.

 

13. “Şifre Mesajlar”, “Çok Gizli”, “Gizli”, “Kişiye Özel” ve “Kaymakam Adına” gelen bütün yazılar kapalı olarak İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce Kaymakama sunulmak üzere teslim alınacak ve kayıtları İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce tutulacaktır.

 

14. Kaymakamlığa gelen diğer yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce açılacak, görevli memurlar tarafından kaydedilecek, Kaymakam tarafından havalesi yapılacak ve dairesine zimmet karşılığında teslim edilecektir.

 

15. İmza yetkisi isteyen kurumlar yazılı olarak Kaymakamlığa başvuracaklar, yapılan başvurular İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce Makama sunulacaktır.

 

16. Yazıların Türkçe dil bilgisi kurallarına göre hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak metne yansıtılması zorunludur. Bu amaçla memurların masalarında yararlanacaklar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Türkçe sözlük ile Türkçe İmla kılavuzu bulundurulması sağlanacaktır.

 

17. Güvenli elektronik imzayla imzalanacak üretilmiş bir belgeden çıktı alınıp gönderilmesi, çıktının uygun bir kesimine “Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır” ibaresi konulur

 

VIII-BASINA BİLGİ ve DEMEÇ VERME

 

1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 15 inci maddesi uyarınca kamu hizmetleri hakkında basına, haber ajanslarına veya radyo televizyon kuruluşlarının bilgi ve demeç verme yetkisi Valilik Makamına aittir.                                                                                                                                                                                     
2. Sivas Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi uyarınca; Yerel ve ulusal, yazılı veya görsel basın ve yayın organlarında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler hakkında basına bilgi verilmek üzere ilgili birim amirince Kaymakama bilgi arz edilecektir.

 

3. Her türlü basın toplantısı, televizyon ve radyo programına katılma önceden Valilik Makamından izin alınarak yapılabilir.

 

 

 

 

TOPLANTILAR

 

1- Mevzuat gereği başkanlık devrinin mümkün olmadığı kurul ve komisyonlar, Kaymakam Başkanlığında toplanır.

2- Kaymakamın başkanlık ettiği toplantılara ilgili kurumun en üst yetkilisi katılır.

3- Kaymakamlık makamında birim amirlerinin katılımı ile yapılan toplantılarda toplantının sekretarya hizmetlerini yürüten kurum amiri ve/veya görevlendirilecek bir personel tarafından notlar alınır.

4- Kurum amirleri, başkanlık ettikleri toplantılarda alınan kararlardan önemli gördükleri konularla ilgili makama bilgi verirler.

5- Toplantılara birim amirlerinin hazırlıklı ve gündem hakkında bilgi sahibi olarak katılmaları esastır. Zaman kaybı ve verimsizlik nedeni olan toplantı anlayışı terk edilerek; kısa, hazırlıklı ve sonuca ulaşmayı sağlayıcı yöntemler uygulanır.

6- Sunular, bilgisayar ortamında ve görsel verilerle zenginleştirilerek yapılacak, konularla ilgili olarak üye olmayan uzman kişiler de bilgi vermek amacı ile toplantılara katılabilecektir.

7- Kuruluşların düzenleyecekleri toplantı, açılış, panel vs. etkinliklerde koordinasyonun sağlanması amacıyla en az bir hafta önceden mutlaka Kurum Amiri tarafından Makama ve Kaymakamlık Özel Kalem Bürosuna bilgi verilir.

 

İKİNCİ BÖLÜM

İMZA YETKİLERİ

 

VIIII- KAYMAKAMIN BİZZAT İMZALAYACAĞI YAZILAR ve ONAYLAR:

 

1. KAYMAKAM TARAFINDAN BİZZAT İMZALANACAK YAZILAR:

 

1-Kaymakam tarafından imzalanması zorunlu olan, yetki devrinin mümkün olmadığı işlemlere ait yazılar,

2-Valilik ve Kaymakamlık kanalıyla gelen yazılar ile Bölge Kuruluşlarından gelen yazıların cevapları. Valiliklere, Kaymakamlıklara ve Bölge Kuruluşlarına yazılan yazılar.

3-Prensip, yetki ve uygulama genel usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,

4-Birim amirlerine gönderilecek direktif ve genelgeler,

5-Kanun ve diğer mevzuat ile tanınan takdir yetkisinin kullanılması suretiyle yapılan düzenlemelerle ilgili yazılar,

6-5442 sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 31. maddesinin (f) fıkrası gereğince; ilçede teşkilatı ve görevli memuru bulunmayan işlerin yürütülmesi için görevli dairesi belirtme yazıları,    

7-Emniyet, asayiş ve istihbarat ile ilgili önemli ve icrai nitelikteki yazılar,

8-Şifreli, çok gizli, gizli kişiye özel yazılar ve bu yazıların cevapları,

9-Şifre anahtarlarından herhangi biriyle açma ve kapaması yapılan şifre mesajları,

10-Yıllık yatırım programlarına ilişkin teklifler,

11-Kamu görevlileri hakkında ilgili makamlardan müfettiş talep yazıları,

12-Disiplin amiri sıfatıyla savunma istem ve ceza yazıları,

13-Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar,

14-Birim amirlerinin yıllık izinleri, mazeret izinleri ile hastalık raporlarının hastalık iznine çevrilmesine ilişkin onaylar,

15-Bizzat Kaymakamın Başkanlık edeceği toplantıların çağrı yazıları.

16-Yeni kadro talep yazıları.

 

 

 

 

 

2. KAYMAKAMIN ONAYLAYACAĞI YAZILAR:

 

1. 1. Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerce Kaymakam tarafından onaylanması zorunlu olan yazı ve kararlar,
   2. 2559 Sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanununa göre verilecek işyeri kapama onayları, 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanununa istinaden verilecek ruhsat onayları,
   3. Memurların ödüllendirme, cezalandırma, sicil verme ve terfilerine ilişkin olurlar,
   4. Memurlar ve diğer kamu görevlileri hakkında inceleme ve soruşturma yapılmasına ilişkin olurlar,
   5. 4483 Sayılı Kanun uyarınca memurlar için verilecek “Soruşturma İzin Kararları ve “Soruşturmaya İzin Verilmemesi Kararları”,
   6. 3091 Sayılı Kanuna göre verilen kararlar,
   7. İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına ilişkin Yönetmelik hükümlerine göre verilen işyeri açılma, çalışma izni ve kapatma onayları.
   8. 657 Sayılı Kanunun 137. ve 145. maddelerinde yer alan görevden uzaklaştırma, uzaklaştırma kararının uzatılması veya kaldırılmasına ilişkin onaylar,
   9. Gayrı menkul satın alınması ve ilk defa gayrı menkul kiralanmasına ilişkin olurlar,
   10. İlçe İdare Şube Başkanlarına vekâlet onayları,
   11. Disiplin hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma, muhakkik görevlendirmesine ilişkin onaylar,
   12. 2911 Sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu ile ilgili onaylar,
   13. 2886 ve 4734 sayılı Kanunlarda öngörülen ita amiri onayları,
   14. Araç görevlendirme onayları ile kamu görevlilerinin araçlı ve araçsız görevlendirme onayları,
   15. Her derecedeki öğretmen ders ücretlerine ilişkin onaylar,
   16. Kira sözleşme onayları,
   17. 2521 sayılı Avda ve Sporda Kullanılan Tüfekler, Nişan Tabancaları ve Av Bıçaklarının Yapımı, Alımı, Satımı ve Bulundurulmasına Dair Kanun Uygulamasına İlişkin Yönetmeliğin” 10’uncu maddesine göre verilen av tezkeresi ve sahiplik belgesi onayları,
   18. Gayrisıhhî Müesseseler Yönetmeliğine göre işyeri açma ruhsatları ve kapatma onayları.
   19. Köy Bütçelerinin Onaylanması.
   20. Ataması Kaymakama ait olan kamu görevlilerinin İlçe içi atama ve yer değiştirme onayları
   21. İlçe dışına çıkacak personel ve araç görevlendirme onayları.
   22. Belediyeler gelen yardım ödeneklerinin sözleşme onaylarının imzalanması,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

X- İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN HAVALE EDİLECEK- İMZALANACAK YAZILAR

 

İlçe Yazı İşleri Müdürü, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

 

1. Kaymakamlığa gelen “gizli”, “çok gizli”, “kişiye özel”, “hizmete özel”, “isme”, yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.

 

2. “İvedi”, “Çok ivedi”, “Günlü” ibareli yazılar ile (Telgraf, teleks, faks, e-mail gibi) değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.

 

3. Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine İlçe Yazı İşleri Müdürü veya yokluğunda İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Büro Yetkilisi tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur.

 

4. Yukarıda yazılanların dışında kalan genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması,

 

5.Acil durumlarda apostil tastik şerhleri ve Muhtar Görev belgeleri (Silah ruhsatı için olanlar hariç) İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanır.

 

6. Vatandaşların elden takip ettiği evrak ve dilekçelerden Kaymakamın görmesine gerek olmayanları ilgili kuruma İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır.

 

7. Kaymakamın herhangi bir nedenle ilçede bulunmadığı sırada çok acil yazıların gelmesi halinde, gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birime intikal ettirilir, gereğinin yapılması gecikmeksizin sağlanır ve en kısa yoldan Kaymakama arz edilir.

 

 

 

 

 

 

 

XI- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAKLARI YAZILAR ve SORUMLULUKLARI:

 

1. Bu yönergede belirtilen İlçe Kaymakamının imzalaması gereken yazılar dışında kalan her türlü İlçe içi yapılan yazışmalar.

 

2. Kaymakam tarafından imzalanması gerekenlerin dışında kalan, hesabata ve teknik hususlara ait olup, Kaymakam tarafından bilinmesi gerekmeyen yazılar ile bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için bilgi ve belge istenilmesi ve bu yazıların cevapları için İlçe İdare Birimleri arasında doğrudan yazılacak yazılar ve bu kapsamda ildeki birimlerine gönderilecek yazılar,

 

3. Vilayet ve diğer illerden gelen, Kaymakam incelemesinden geçmiş, tasarrufa müteallik olmayan, genelge, yönerge, tebliğ ve yazıların kendi alt birimlerine duyurulmasına ilişkin yazılar,

 

4. Kendisine bağlı birimlere, teşkilatlarının iç işleriyle ilgili genel prensip arz etmeyen teknik ve mali konularda yazılan yazılar,

 

5. Kaymakamlık talimatı gerektirmeyip, konusu şikayet olmayan ve doğrudan ilgili birime verilen mutat dilekçelerin havalelerinin yapılıp işleme konulması.

 

6. Meslek içi eğitim kurslarının başlayış ve bitişlerinin alt birimlere bildirilmesine ilişkin yazılar.

 

7. Adli ve İdari Yargı tarafından (İcra Daireleri Dahil) Kaymakamlık aracı kılınmadan doğrudan gelen yazılara verilecek cevabi yazılar.

 

8. Kamu kurum ve kuruluşların hizmet alanına giren konularda vatandaşların ve diğer kurumların taleplerini kabul etmek, gereğini yerine getirmek ve sonucundan ilgililere bilgi vermek mahiyetindeki yazılar.

 

9. Birim personelinin kimlik belgeleri imzalamak.

 

10. İlçe içi yapılacak araç ve personel görevlendirilme yazılarının imzalanması.

 

11. ­­İlçe Malmüdürlüğünce yapılan emanet ve aylık bildirim içerikli yazılarının onayları imzalamaya İlçe Malmüdürü yetkilidir.

 

12. Sivas Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün 28/12/2016 tarihli ve 18695 sayılı yazısına istinaden, İlçemizde tiyatro vb. etkinlikler planlanması durumunda etkinliğin yapılmasına, komisyon değerlendirmesine istinaden, İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından karar verilir.

 

13. Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfına müracaat eden vatandaşların başvuru dilekçelerini ilgili Vakıf Birimlerine havale etmeye, vakfın ihtiyaç duyduğu rutin bilgiler, teknik konular, kurumlardan bilgi alma içerikli yazılar, karar sonuçlarının vatandaşa bildirilmesine dair yazılar ile CİMER başvurularının cevaplandırılmasına ilişkin cevabi yazıları imzalamaya Vakıf Müdürü yetkilidir.

 

14. (27/10/2017-1618 onay ile ek) 6183 sayılı Kanun hükümlerine göre tanzim edilecek haciz varakalarını imzalamaya İlçe Malmüdürü yetkilidir.

 

 

 

XII-ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

 

1. Cumhuriyet Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması Kaymakamlığımız İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

 

2. Muhtarlar Günü Programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması Kaymakamlığımız İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

 

3. Zafer Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Jandarma Komutanlığınca Koordine edilerek yürütülecektir.

 

4. Şehitleri Anma Günü ile Gaziler Günü törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir

 

5. Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

 

6. Atatürk’ü Anma ve Gençlik ve Spor Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması Gençlik ve Spor İlçe Müdürlüğü tarafından koordine edilerek yürütülecektir.

 

7. 10 Kasım Atatürk'ü Anma Günü ve Atatürk Haftası programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

 

8. İlçe Av Komisyon Kararları iş ve işlemler Gürün Ağaçlandırma ve Toprak Muhafaza Şefliği ve İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğünce birlikte yürütülecektir.

 

İÇ YÖNERGE

 

1- İlçe İdare Şube Başkanlıkları bir ay içerisinde bu Yönerge doğrultusunda "İç Yönerge" hazırlarlar veya mevcut iç yönergelerini, bu Yönergeye uygun hale getirirler. Çelişen durumlarda Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi uygulanır.

 

XIII- UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER

 

1- İmza yetkisinin devrinde Kaymakamlık Makamının her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.

2- İlçede kuruluşu bulunmayan kamu kurum ve kuruluşlarına ait görevler Kaymakamın takdirine göre konuya en yakın Daire Amiri tarafından yürütülecektir.

3- Daire Amirleri mevzuata uygun olarak hazırlayacakları iş ve görev bölümünü gösterir yönergelerini hazırlayarak birimlerinde uygulamaya koyacaklardır.

4- Büyükşehir Belediye Başkanlıkları ile Belediye Başkanlıkları, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun ilgili hükümleri uyarınca, Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla doğrudan yazışabileceklerdir.

5- Kurumlarca bu Yönerge ve 02/02/2015 tarihli Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik yeteri kadar çoğaltılmak sureti ile ilgili personele    duyurulacaktır.

6- İlçedeki kurum amirleri bu yönergeye paralel bir İmza Yetkileri Yönergesi hazırlayıp yürürlüğe koyacaklardır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XIV- YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR

 

 

 

1. Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilemeyen hususlar ile tereddüde düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir.

 

2. Bu Yönergenin uygulanmasından ve alt kademelere duyurulmasından Birim Amirleri sorumludur.

 

 

 

 

 

 

XV- YÜRÜTME ve SORUMLULUK

 

 

 

1- Bu Yönerge hükümlerini Gürün Kaymakamı yürütür, takibini İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü yapar.

2- Bu Yönerge hükümlerine titizlikle uyularak herhangi bir aksaklık ve aykırılığa meydan verilmemesinden ve yönergenin yürütülmesinden bütün birim amirleri Kaymakama ve her  derecedeki amir ve memurlar hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludurlar.

3- Bu yönergenin yürürlüğe giriş tarihinden itibaren; 25/08/2021 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi ile çeşitli kurumlarca muhtelif tarihlerde Gürün Kaymakamlığından alınmış olan imza  yetkilerinin devrine dair tüm onaylar yürürlükten kaldırılmıştır.

4- Kurumlarca; bu Yönerge yeteri kadar çoğaltılmak suretiyle dağıtılacak ve personel bu konuda  eğitilecektir.

5- Bu yönerge 21.11.2023 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abdullah SARI

  Kaymakam V.